2uandtrilogy.com

Tìm kiếm các mẹo để trở thành một chuyên gia Excel?

Không ai có thể phủ nhận tầm quan trọng của việc thành thạo Excel trong văn phòng.

Tuy nhiên, cả người mới bắt đầu và người dùng có kinh nghiệm không nhất thiết phải biết tất cả các mẹo hữu ích.

Vì vậy, đây là 20 mẹo và thủ thuật để biến bạn thành một Microsoft Excel chuyên nghiệp:

1. Một cú nhấp chuột để chọn tất cả

Bạn có thể biết cách chọn tất cả các ô bằng phím tắt Control (Ctrl) + A trên bàn phím của mình.

Nhưng không nhiều người dùng biết rằng chỉ với một lần bấm vào nút ở góc như hình bên dưới, tất cả dữ liệu được chọn ngay lập tức.

2. Mở nhiều tệp cùng một lúc

Khi bạn cần sử dụng nhiều tệp tin cùng lúc, thay vì mở từng tệp một thì có một mẹo nhỏ là bạn có thể mở tất cả chỉ bằng 1 cú nhấp chuột.

Chọn các tệp bạn muốn mở và nhấn phím Enter. Tất cả các tệp sẽ mở đồng thời.

3. Chuyển đổi giữa nhiều tệp Excel

Khi bạn mở nhiều bảng tính, việc chuyển đổi giữa chúng không thuận tiện lắm.

Và nếu bạn không may sử dụng sai tệp, bạn có thể ảnh hưởng đến toàn bộ dự án của mình.

Sử dụng phím tắt Ctrl + Tab để chuyển đổi giữa các tệp dễ dàng.

4. Thêm một phím tắt mới trong menu

Theo mặc định, có 3 phím tắt trong menu trên cùng là Lưu, Hoàn tác và Làm lại.

Nhưng nếu bạn muốn sử dụng nhiều phím tắt hơn như Sao chép và Dán chẳng hạn, bạn có thể thêm chúng theo cách này:

Tệp -> Tùy chọn -> Thanh công cụ -> Truy cập nhanh và thêm Cắt và Dán từ cột trái sang phải và lưu.

Sau đó, bạn sẽ thấy 2 phím tắt được thêm vào trong menu trên cùng.

5. Thêm một đường chéo vào một ô

Ví dụ, khi bạn tạo một danh sách địa chỉ khách hàng, bạn có thể cần tạo một đường phân chia theo đường chéo trong ô thứ nhất.

Điều này rất hữu ích để phân biệt giữa thông tin cột và hàng. Nhưng làm thế nào để bạn làm điều đó?

Nhấp chuột phải vào ô, sau đó nhấp vào Định dạng ô, Đường viền, và cuối cùng vào nút ở dưới cùng bên phải (đường chéo xuống) và xác nhận.

6. Thêm nhiều cột hoặc hàng cùng một lúc

Chắc chắn bạn biết cách thêm một hàng mới hoặc một cột mới.

Nhưng phương pháp này lãng phí rất nhiều thời gian. Vì bạn phải lặp lại thao tác nhiều lần khi có cột hoặc hàng cần thêm.

Giải pháp tốt nhất là chọn nhiều cột hoặc nhiều hàng, sau đó nhấp chuột phải vào lựa chọn và chọn "Chèn" từ trình đơn thả xuống.

Sau đó, các hàng mới sẽ được chèn vào phía trên hàng hoặc bên trái cột bạn đã chọn trước.

7. Nhanh chóng di chuyển dữ liệu từ nhiều ô

Nếu bạn muốn di chuyển một cột dữ liệu trong trang tính, cách nhanh nhất là chọn cột và sau đó đưa con trỏ của bạn qua cạnh của cột.

Và khi nó biến thành một biểu tượng có dạng mũi tên chéo, hãy nhấp vào nó và nhấn để tự do di chuyển cột đến nơi bạn muốn.

Điều gì xảy ra nếu bạn cũng cần sao chép dữ liệu? Chỉ cần nhấn phím Control (Ctrl) trước khi di chuyển cột. Cột mới sẽ sao chép tất cả dữ liệu đã chọn.

8. Xóa nhanh các ô trống

Khi điền thông tin phục vụ công việc, đôi khi bị thiếu dữ liệu. Kết quả là, một số ô vẫn trống.

Nếu bạn cần loại bỏ các ô trống đó để giữ cho các phép tính của mình chính xác, đặc biệt là khi bạn đang tính trung bình, thì cách nhanh nhất là lọc ra tất cả các ô trống và loại bỏ chúng bằng 1 cú nhấp chuột.

Chọn cột bạn muốn lọc, sau đó nhấp vào Dữ liệu và Bộ lọc. Bấm Bỏ chọn và chọn tùy chọn cuối cùng có tên Ô trống.

Do đó, tất cả các ô trống được chọn. Bạn chỉ cần xóa chúng để làm cho chúng biến mất.

9. Cách tìm kiếm sơ bộ

Bạn có thể biết cách bật Tìm nhanh bằng phím tắt Ctrl + F.

Nhưng bạn có biết rằng có thể thực hiện tìm kiếm sơ bộ bằng cách sử dụng các ký hiệu không? (dấu chấm hỏi) và * (dấu hoa thị)?

Những ký hiệu này được sử dụng khi bạn không chắc chắn về kết quả mà bạn đang tìm kiếm. Dấu chấm hỏi được sử dụng để thay thế một ký tự đơn lẻ và dấu hoa thị cho một hoặc nhiều ký tự.

Và nếu bạn đang tự hỏi làm thế nào để tìm dấu hỏi hoặc dấu hoa thị, chỉ cần thêm biểu tượng Wave ~ vào phía trước nó như bên dưới.

10. Cách trích xuất các giá trị duy nhất từ ​​một cột

Bạn đã bao giờ có một mảng mà bạn muốn trích xuất các giá trị duy nhất từ ​​một cột chưa?

Có thể bạn đã quen thuộc với chức năng Bộ lọc của Excel, nhưng không nhiều người sử dụng Bộ lọc nâng cao.

Tuy nhiên, nó rất hữu ích để trích xuất các giá trị duy nhất từ ​​một cột. Nhấp vào cột liên quan, sau đó chuyển đến Dữ liệu -> Nâng cao. Một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện.

Trong cửa sổ bật lên này, nhấp vào Sao chép sang vị trí khác. Sau đó, chọn nơi bạn muốn sao chép các giá trị duy nhất bằng cách điền vào trường Sao chép vào. Để điền vào trường này, bạn có thể nhấp trực tiếp vào khu vực bạn đã chọn. Điều này tránh nhập các giá trị chính xác.

Tất cả những gì bạn phải làm là chọn hộp Giải nén không trùng lặp và nhấp vào OK. Các giá trị duy nhất sau đó sẽ được sao chép vào cột bạn đã chỉ định và do đó có thể được so sánh với dữ liệu trong cột bắt đầu.

Vì lý do này, bạn nên sao chép các giá trị duy nhất sang một vị trí mới.

11. Hạn chế dữ liệu được nhập với chức năng xác thực dữ liệu

Để duy trì tính nhất quán của dữ liệu, đôi khi bạn cần hạn chế các giá trị mà người dùng có thể nhập vào một ô.

Trong ví dụ dưới đây, tuổi của mọi người phải là một số nguyên. Và tất cả mọi người tham gia cuộc khảo sát này phải trong độ tuổi từ 18 đến 60.

Để đảm bảo rằng những người tham gia bên ngoài nhóm tuổi này không nhập dữ liệu, hãy chuyển đến Dữ liệu -> Xác thực dữ liệu và thêm tiêu chí xác thực.

Sau đó nhấp vào tab Thông báo đầu vào và nhập một thông báo như sau "Vui lòng sử dụng một số nguyên để cho biết tuổi của bạn. Độ tuổi phải từ 18 đến 60 tuổi."

Do đó, người dùng sẽ nhận được thông báo này khi họ di chuột qua các ô bị ảnh hưởng và sẽ có thông báo cảnh báo nếu độ tuổi đã nhập nằm ngoài độ tuổi này.

12. Điều hướng nhanh với Ctrl + nút mũi tên

Khi nhấp vào Ctrl + phím mũi tên bất kỳ trên bàn phím, bạn có thể di chuyển đến 4 góc của trang tính trong nháy mắt.

Nếu bạn cần di chuyển đến hàng cuối cùng của dữ liệu, hãy thử nhấp vào Ctrl + mũi tên xuống.

13. Chuyển một hàng thành một cột

Cần xem dữ liệu của bạn trong các cột khi nó đang trực tuyến?

Không cần phải nhập lại tất cả dữ liệu của bạn. Đây là cách làm.

Sao chép khu vực bạn muốn biến thành một cột. Sau đó đặt con trỏ vào ô của hàng nơi dữ liệu sẽ được đặt.

Thực hiện Chỉnh sửa rồi Dán Đặc biệt. Đánh dấu vào ô Transposed và nhấp vào OK. Bạn đã có nó, dữ liệu của bạn bây giờ được hiển thị trong một cột.

Lưu ý rằng thủ thuật này cũng có tác dụng biến một cột thành một hàng.

14. Ẩn dữ liệu cẩn thận

Hầu như tất cả người dùng Excel đều biết cách ẩn dữ liệu bằng cách nhấp chuột phải và chọn Ẩn.

Nhưng điều đáng lo ngại là nó có thể dễ dàng nhận thấy nếu bạn có ít dữ liệu trên bảng tính.

Cách tốt nhất và dễ nhất để ẩn dữ liệu gọn gàng là sử dụng một định dạng ô đặc biệt.

Để thực hiện việc này, hãy chọn khu vực được che, sau đó nhấp chuột phải để chọn Định dạng ô.

Chọn Tùy chỉnh và đặt con trỏ vào Loại. Nhập mã ";;;" không có dấu ngoặc kép. Nhấn OK. Nội dung của ô hiện không nhìn thấy được.

Dữ liệu này sẽ chỉ hiển thị trong khu vực xem trước bên cạnh nút Chức năng.

15. Kết hợp nội dung của một số ô thành 1 ô duy nhất

Không cần sử dụng các công thức phức tạp để kết hợp nội dung của nhiều ô. Miễn là bạn biết cách sử dụng ký hiệu &, bạn không phải lo lắng.

Bên dưới có 4 cột với các văn bản khác nhau trong mỗi cột. Nhưng làm thế nào để bạn kết hợp chúng thành 1?

Chọn một ô mà bạn muốn hiển thị kết quả. Sau đó, sử dụng công thức với & như được hiển thị bên dưới trên ảnh chụp màn hình.

Cuối cùng gõ Enter để tất cả nội dung của A2, B2, C2 và D2 ​​được kết hợp thành 1 ô duy nhất, điều này sẽ cho LizaUSA25 @.

16. Thay đổi từ chữ thường sang chữ hoa

Bạn muốn chuyển từ chữ thường sang chữ hoa? Đây là một công thức đơn giản để làm điều đó.

Trong trường chức năng, chỉ cần nhập CHỮ HOA như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình bên dưới.

Và để thay đổi chữ hoa thành chữ thường, hãy gõ SMALL. Cuối cùng để chỉ viết hoa trên chữ cái đầu tiên, hãy nhập NOMPROPRE.

17. Cách nhập giá trị bắt đầu bằng 0

Khi một giá trị bắt đầu bằng số 0, Excel sẽ tự động loại bỏ số 0.

Có thể dễ dàng giải quyết vấn đề này bằng cách thêm dấu nháy đơn trước số 0 đầu tiên như hình dưới đây.

18. Tăng tốc độ nhập các thuật ngữ phức tạp với tính năng tự động sửa

Nếu bạn cần gõ văn bản phức tạp nhiều lần để gõ, cách tốt nhất là sử dụng tính năng AutoCorrect.

Chức năng này sẽ tự động thay thế văn bản của bạn bằng văn bản chính xác.

Lấy ví dụ, École Polytechnique, có thể được thay thế bằng một từ đơn giản hơn để nhập, chẳng hạn như Poly. Khi chức năng được kích hoạt, mỗi lần bạn nhập Poly, nó sẽ được sửa trong École Polytechnique.

Thật tiện lợi phải không? Để kích hoạt chức năng này, bạn vào Tệp -> Tùy chọn -> Xác minh -> Sửa tự động. Sau đó điền vào văn bản để thay thế bằng văn bản chính xác như hình dưới đây:

19. Một cú nhấp chuột để nhận các phép tính tự động

Hầu hết mọi người đều biết rằng những thông tin thú vị như Trung bình và Tổng có thể dễ dàng nhận được bằng cách liếc nhìn vào thanh trạng thái ở phía dưới bên phải.

Nhưng bạn có biết rằng bạn có thể nhấp chuột phải vào thanh này để nhận rất nhiều phép tính tự động khác không?

Hãy thử và bạn sẽ thấy rằng bạn có một sự lựa chọn.

20. Đổi tên trang tính bằng cách nhấp đúp chuột

Nó có một số cách để đổi tên trang tính. Hầu hết mọi người nhấp chuột phải vào nó và sau đó chọn Đổi tên.

Nhưng điều đó lãng phí rất nhiều thời gian. Cách tốt nhất để làm điều này là nhấp đúp vào tab bạn muốn đổi tên và đổi tên trực tiếp tại đây.

Vậy là xong, tôi hy vọng bây giờ bạn cảm thấy thoải mái hơn một chút với Excel :-)

Lưu ý rằng các ví dụ này dựa trên Microsoft Excel 2010 nhưng cũng sẽ hoạt động tốt trên Excel 2007, 2013 hoặc 2016.

Mua Excel ở đâu cho rẻ?

Tìm mua Microsoft Excel với giá rẻ?

Vì vậy, tôi đề xuất bộ Office 365 bao gồm phần mềm Excel. Bạn có thể tìm thấy nó ở đây với giá dưới 65 €.

Cũng lưu ý rằng có những lựa chọn thay thế miễn phí 100%. Khám phá bài viết của chúng tôi về chủ đề này tại đây.

Bạn có thích thủ thuật này không? Chia sẻ nó với bạn bè của bạn trên Facebook.

Ngoài ra để khám phá:

5 phần mềm MIỄN PHÍ tốt nhất để thay thế gói Microsoft Office.

Cách tạo ký hiệu bàn phím: Bí mật cuối cùng cũng được tiết lộ.